Workflows
Workflows und Workflow-Schritte
Ein Workflow setzt sich zusammen aus verschiedenen sogenannten "Schritten". Ein einzelner Schritt besitzt eine genau definierte Aufgabe. In docuteam feeder finden insbesondere die Schritte von docuteam actions Verwendung. Es können daneben aber auch eigene Schritte erstellt und ausgeführt werden.
Der Tab "Workflows" zeigt alle definierten Ingest-Workflows an, die auf ein konkretes SIP angewendet werden können.
Workflow ausführen
Gestartet wird ein Workflow mit einem Klick auf starten. Nachfolgend wählt man das SIP aus, das verarbeitet werden soll. Dazu gibt es drei Möglichkeiten:
- Dropdown-Liste für SIP, die sich im Ordner befinden, der in den Workflow-Einstellungen als "Eingangsordner für Pakete" definiert ist.
- Dropdown-Liste für SIP, die als Ablieferung hochgeladen wurden
- Manuelle Eingabe eines SIP-Namens
Die Dropdown-Liste für SIPs wird gemäss dem "Eingangsordner für Pakete" abgefüllt, der in den Workflow-Einstellungen definiert werden kann.
Workflow bearbeiten und neu erstellen
Sofern man die entsprechende Berechtigung besitzt, können mit dem Link bearbeiten bestehende Workflows bearbeitet werden. Ein Workflow ist immer ein linearer Ablauf: Das SIP wird gewissermassen in eine Pipeline hineingeschickt, in welcher ein Schritt nach dem anderen abgearbeitet wird. Im Falle eines Fehlers stoppt die Ausführung und lässt etwaige noch folgende Schritte aus.
Die hier in der linken Spalte ausgewählten Schritten sind unter docuteam actions dokumentiert. Die rechte Spalte enthält die Parameter, die dem ausgewählten Schritt bei dessen Aufruf mitgegeben werden. SIP-Pakete können mit folgenden Variablen referenziert werden:
| Variable | Erklärung | Beispiel |
|---|---|---|
${SIP} | Name des SIP inkl. Pfad | C:\docuteam\workbench\1_inbox\beispiel.zip |
${SIPBASE} | Name des SIP ohne Dateiendung | beispiel |
${SIPEXT} | Dateiendung des SIP | zip |
${SIPNAME} | Name des SIP mit Dateiendung | beispiel.zip |
${SIPPATH} | Pfad zum Ordner, in dem sich das SIP befindet | C:\docuteam\workbench\1_inbox |
${SAFESIPNAME} | Name des SIP (Sonderzeichen normalisiert) | beispiel.zip |
${DEPOSITIONID} | Numerische ID der Deposition | 123 |
Wenn das SIP über eine Deposition erstellt wurde, so enthalten${SIPBASE} und ${SIPNAME} die interne ID der Deposition (z.B. CmLdaZVcjpncG57G7jjf7SjX). Zusätzlich enthält ${DEPOSITIONID} die numerische ID der Deposition.
${SIPEXT} ist in diesem Fall leer, weil die Deposition ohne Dateiendung abgespeichert wird. Ebenso ist ${SAFESIPNAME} leer, weil die interne ID der Deposition keine Sonderzeichen enthält.
Neben der Bearbeitung eines bestehenden Workflows besteht auch die Möglichkeit, dass ein gänzlich neuer Workflow erstellt wird.
Ein Workflow kann mit einem Zeitplan versehen werden, um diesen gemäss einer Frequenz automatisch zu starten.
Für jeden Workflow kann definiert werden, ob und welche Workflows je nach Resultat/Aktion des aktuellen Workflows im Anschluss auszuführen sind. Diese Funktion erreicht mit dem Jahresrelease 2022 sein Lebensende und wird in einem künftigen Release entfernt. Stattdessen können seit Version 5.4 Ereignisregeln eingesetzt werden.
Diese Option wird beim Erstellen eines Workflows nur angezeigt, wenn das Feature continuation_workflows_as_events ausgeschaltet ist. Ist es eingeschaltet, so müssen Folgeworkflows über Ereignisregeln definiert werden.
Schritt bearbeiten oder neu erstellen
Wie Workflows, so können mit der entsprechenden Berechtigung auch bestehende Schritte bearbeitet oder neue Schritte erstellt werden, etwa um weitere Migrationswerkzeuge einzubinden oder den Ingestprozess um zusätzliche Funktionalitäten zu erweitern.
