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Fonctions du produit

Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités de docuteam context jusqu'à la version 1.14. Pour les fonctionnalités planifiées, consultez notre feuille de route.

Fonctionnalités pour les archivistes​

Décrire les archives​

  • Décrire les archives selon les ressources d'enregistrement RiC (Record Resources) et les instanciations (Representations) :
    • Saisir l'étendue
    • Définir les délais de protection
    • Définir les règles de publication pour les métadonnées et les objets numériques
    • Calculer les cotes en fonction de la position d'une entrée dans l'arbre hiérarchique
    • Vue Liens : affiche toutes les relations entre l'entrée sélectionnée et d'autres entrées. Peut être triée, filtrée et exportée.
  • Afficher et réorganiser les records par glisser-déposer dans l'arbre hiérarchique

Pièces jointes et visionneuse de pièces jointes​

  • Des pièces jointes telles que des images, des vidéos et des documents PDF peuvent être ajoutées à un record à des fins d'illustration.
    • Les pièces jointes peuvent être ajoutées, téléchargées et supprimées.
    • Une galerie affiche un aperçu de toutes les pièces jointes d'un record.
    • La visionneuse de pièces jointes affiche un aperçu agrandi d'une pièce jointe, permettant ainsi de la lire ou de la lancer.

Modifier un ou plusieurs documents (records) simultanément​

  • Utiliser le formulaire pour modifier des records individuels.
  • Utiliser le tableau pour modifier plusieurs records à la fois.
  • Les records peuvent être dupliqués, copiés et collés
  • Les records peuvent être supprimés.

Données d'autorité et vocabulaires contrôlés​

  • Ajouter, modifier et supprimer des vocabulaires contrôlés (données d'autorité) issus des acteurs, lieux et concepts RiC.
  • Lier des vocabulaires à des records et à d'autres entités.

Gérer les localisations​

  • Ajouter, modifier et supprimer des localisations où sont conservés les archives.
  • Lier des localisations à des records via des instanciations
  • Afficher la liste des records conservés à une localisation donnée.

Gérer les entrées​

  • Suivre les nouveaux versements de records aux archives au moyen d'entrées
  • Les entrées peuvent être définies de manière flexible dans les formulaires pour répondre aux besoins des archives.
  • Les entrées peuvent être liées à un ou plusieurs records, à d'autres entrées ou à des agents.

Rechercher des records​

  • Recherche textuelle dans les ressources d'enregistrement (Record Resources) :
    • Recherche de mots ou de parties de mots dans tous les champs textuels.
    • Recherche dans toutes les combinaisons possibles de champs textuels.
    • Enregistrer des recherches comme favoris dans le navigateur et les relancer ultérieurement.
    • Exporter les résultats de recherche au format Excel.
  • Rechercher des ressources d'enregistrement créées ou modifiées dans une période donnée.
  • Afficher tous les champs d'un record dans les résultats de recherche.
    • Exporter tous les champs sélectionnés lors de l'export vers Excel.
    • Trier selon un ou plusieurs critères dans le tableau des résultats de recherche.

Expérience et ergonomie utilisateur​

  • Interface web moderne avec une expérience utilisateur fraîche, continuellement testée, enrichie et améliorée.
  • L'interface est disponible en allemand, français, suédois et anglais. Des langues supplémentaires peuvent être ajoutées sur demande.

Fonctionnalités pour la description des archives​

Modèle de données cohérent et complet, conforme aux normes​

  • Modèle de données solide et cohérent basé sur la norme RiC.
  • Le modèle de données peut être adapté et étendu de manière flexible via des formulaires, tout en restant conforme aux normes.
  • Mapping défini du modèle de données vers RDF, EAD et d'autres normes. La fonction d'export permet de convertir les données dans d'autres formats.
  • Les entrées peuvent être liées à d'autres entités dans les formulaires, via des relations et des relateurs RiC prédéfinis.
  • Le modèle de données prend en charge tous les champs pour les records et les données d'autorité utilisés dans docuteam cosmos.

Définir des formulaires et des listes​

  • La création et la gestion de définitions de formulaires permettent de saisir les métadonnées des records, des localisations, des entrées et des données d'autorité.

  • Les listes peuvent être créées, gérées et utilisées dans les formulaires.

  • Champs de formulaire pour les contenus numériques et textuels (sur une ligne), les zones de texte (multiligne), les champs de date et les champs à sélection multiple.

  • Support pour les champs obligatoires et non modifiables.

  • Support pour les champs répétables.

  • Des valeurs par défaut peuvent être définies et sélectionnées pour les champs de formulaire.

  • Les champs de formulaire peuvent être regroupés par sections.

  • Documentation intégrée de tous les champs disponibles dans les formulaires. Elle peut être filtrée par type d'entité et par mapping.

  • Support pour les textes d'aide multilingues et les références aux normes pour les champs des formulaires.

Fonctionnalités pour l'intégration de systèmes et de flux de travail​

Intégrer des systèmes et des flux de travail​

  • Les systèmes et les flux de travail sont intégrés via une API clairement définie et documentée.
  • Reprise directe des métadonnées d'un ingest via docuteam feeder disponible.
  • Les données peuvent être exportées dans différents formats (voir ci-dessous) pour un traitement ultérieur ou des sauvegardes supplémentaires.
  • Les solutions d'authentification conformes aux standards industriels peuvent être intégrées avec le serveur d'authentification polyvalent Keycloak.
  • Connecter avec docuteam box : une ressource d'enregistrement avec un objet numérique peut être liée à docuteam box.
  • Télécharger un DIP depuis box : un DIP pour n'importe quel objet numérique ou dossier d'objets dans docuteam box peut être téléchargé directement depuis context. Seuls les administrateurs et les éditeurs peuvent télécharger des DIPs.

Exporter des données dans différents formats​

  • Export d'un record individuel, d'un record et de ses enfants directs, ou d'un record et de tous ses descendants, via l'interface ou l'API.
  • Export aux formats RDF (Turtle et N-Triples), EAD et CSV.
  • Export au format « Context Native Format » (CNF), notre format natif JSON et CSV.

Importer des données depuis CSV/JSON/CNF​

  • Import d'un ou plusieurs records, incluant toutes leurs instanciations et localisations, ainsi que les données d'autorité directement associées.
  • Les données d'autorité manquantes peuvent être ajoutées. Dans le cas contraire, leur absence entraîne l'interruption de l'import.
  • Import d'un fichier au format « Context Native Format » (CNF), notre format natif JSON ou CSV.

Migration et intégration d'archives​

  • Chemin de migration disponible pour les métadonnées depuis docuteam curator, AtoM, Scope, Augias, fichiers CSV vers docuteam context.
  • Prise en charge de tous les champs et relations de docuteam curator dans les listes et formulaires.
  • Prise en charge de tous les champs de la norme ISAD(G) dans les formulaires.
  • Prise en charge de tous les champs supportés par docuteam cosmos, notre solution d'archivage à long terme.