Zum Hauptinhalt springen

Produktfeatures

Das ist eine nicht-umfassende Liste von Features von docuteam context bis Version 1.14. Für geplante Features, siehe unsere Roadmap.

Funktionalität für Archivar*innen​

Archivalien verzeichnen​

  • Archivalien nach RiC Record Resources ("Records") und Instantiationen ("representations") verzeichnen:
    • Umfang erfassen
    • Schutzfristen setzen
    • Die Publikationsregeln für Metadaten und digitale Objekte definieren
    • Signaturen ("reference codes") aufgrund der Position eines Eintrages in der Tektonik berechnen
    • Links-Ansicht: zeigt alle Verknüpfungen zwischen dem gewählten Eintrag und anderen Einträgen. Kann sortiert, gefiltert und exportiert werden.
  • Anzeige und mögliche Neuanordnung der Records durch Drag-and-Drop im hierarchischen Baum, der Tektonik

Anhänge und Anhang-Ansicht​

  • Anhänge wie Bilder, Videos und PDF-Dokumente können einem Record für Illustrationszwecke hinzugefügt werden.
    • Anhänge können hinzugefügt, heruntergeladen und gelöscht werden.
    • Eine Galerie zeigt eine Vorschau aller Anhänge eines Records.
    • Die Anhang-Ansicht zeigt eine eine vergrösserte Vorschau eines Anhangs, der damit auch abgespielt und gelesen werden kann.

Einzelne oder mehrere Records gleichzeitig bearbeiten​

  • Das Formular verwenden, um einzelne Records zu editieren.
  • Die Grid ("Grid View") verwenden, um mehrere Records zu editieren.
  • Records können dupliziert, sowie kopiert und wieder eingefügt (“copy & paste”) werden.
  • Records können gelöscht werden.

Normdaten und kontrollierte Vokabulare​

  • Hinzufügen, Editieren und Löschen von kontrollierten Vokabularen (Normdaten) aus RiC Akteuren, Orten und Konzepten..
  • Vokabulare mit Records und anderen Entitäten verlinken.

Standorte verwalten​

  • Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Standorten, die Archivmaterial enthalten.
  • Standorte mittels Instanzen ("instantiations") mit Records verlinken
  • Anzeige einer Liste von Records, die an einem ausgewählten Standort gelagert sind.

Akzessionen verwalten​

  • Neue Ablieferungen von Dokumenten ans Archiv mit Akzessionen verfolgen.
  • Akzessionen können in den Formularen flexibel definiert werden, um die Bedürfnisse des Archivs zu erfüllen.
  • Akzessionen können mit einem oder mehreren Records, anderen Akzessionen oder Agenten verknüpft werden.

Suche nach Records​

  • Textsuche in Record Resources.
    • Suche nach Wörtern oder Wortteilen in allen Textfeldern.
    • Suchanfragen in allen möglichen Kombinationen von Textfeldern.
    • Suchen als Bookmarks im Browser speichern und sie später erneut ausführen.
    • Suchresultate im Excelformat exportieren.
  • Suche nach Record Resources, die in einem bestimmten Zeitraum erstellt oder verändert wurden.
  • Anzeige aller Felder eines Records in den Suchresultaten.
    • Export aller ausgewählter Felder beim Export nach Excel.
    • Sortierung nach einer oder mehreren Sortierkriterien in der Suchresultat-Tabelle.

Benutzererfahrung und Benutzerfreundlichkeit​

  • Web-basierte UI mit moderner, frischer Benutzererfahrung und stetig getesteter, erweiterten und gepflegten Benutzerfreundlichkeit.
  • Die UI ist in Deutsch, Französisch, Schwedisch und Englisch verfügbar. Zusätzliche Sprachen können auf Anfrage ergänzt werden.

Funktionalität zur Beschreibung von Archiven​

Kohärentes, umfassendes Datenmodell unter Einhaltung von Standards​

  • Solides, kohärentes Datenmodell basierend auf dem RiC Standard.
  • Datenmodell kann mittels Formularen flexibel angepasst und erweitert werden, bleibt aber jederzeit standard-konform.
  • Definiertes Mapping des Datenmodells zu RDF, EAD und anderen Standards. Mittels der Export-Funktion können Daten jederzeit in andere Formate umgewandelt werden.
  • Einträge können in den Formularen mit anderen Entitäten verknüpft werden, mittels vordefinierten RiC-Beziehungen und Relatoren.
  • Das Datenmodell unterstützt alle Felder für Records und Normdaten, die in docuteam cosmos verwendet werden.

Formulare und Listen definieren​

  • Mit dem Erstellen und Verwalten von Formulardefinitionen ist es möglich, Metadaten von Records, Standorten, Akzessionen und Normdaten zu erfassen.

  • Listen können erstellt und verwaltet, sowie in den Formularen verwendet werden.

  • Formularfelder für Zahlen- und Textinhalte (auf einer Zeile), Textfelder (mehrzeilig), Felder mit Datumsformat und Felder mit Mehrfachauswahl.

  • Unterstützung für obligatorische und nicht bearbeitbare Felder.

  • Unterstützung für wiederholbare Felder.

  • Für Formularfelder können default-Werte gesetzt und ausgewählt werden.

  • Formularfelder können mit Abschnitten gruppiert werden.

  • In-App Dokumentation aller Felder, die in den Formularen verfügbar sind. Sie kann nach Entitäts-Typ und Mapping gefiltert werden.

  • Unterstützung für mehrsprachige Hilfe-Texte und Verweise auf Standards für Felder in Formularen.

Funktionalität, um Systeme und Workflows zu integrieren​

Systeme und Workflows integrieren​

  • Systeme und Workflows werden über eine klar definierte, dokumentierte API integriert.
  • Direkte Übernahme von Metadaten eines Ingest über docuteam feeder verfügbar.
  • Daten können in verschiedenen Formaten (siehe unten) exportiert werden, für eine Weiterverarbeitung oder für zusätzliche Backups.
  • Authentifizierungslösungen nach Industriestandard können mit dem vielfältigen Keycloak Authentifizierungsserver integriert werden.
  • Mit docuteam box verbinden: Eine Record Resource mit einem digitalen Objekt kann mit docuteam box verknüpft werden.
  • DIP von box herunterladen: Ein DIP für ein beliebiges digitales Objekt oder einen Ordner mit Objekten in docuteam box kann direkt aus context heruntergeladen werden. Nur Administratoren und Editoren können DIPs herunterladen.

Export von Daten in verschiedenen Formaten​

  • Export eines einzelnen Records, eines Records und seiner direkten Kinder, oder eines Records und aller seiner Nachkommen sind in der UI oder über die API möglich.
  • Export in die Formate RDF (Turtle und N-Triple), EAD und CSV.
  • Export in "Context Native Format" (CNF), unserem nativen JSON- und CSV-Format.

Daten von CSV/JSON/CNF importieren​

  • Import eines einzelnen Records oder mehreren Records, inklusive aller Instanzen und Standorte, wie auch den damit verbundenen Normdaten.
  • Normdaten können hinzugefügt werden, wenn sie noch nicht vorhanden sind. Ansonsten führen fehlende Normdaten zum Abbruch eines Imports.
  • Import einer Datei im Format "Context Native Format" (CNF), unserem nativen JSON- oder CSV-Format.

Migration und Aufnahme von Archiven​

  • Migrationspfad für Metadaten aus docuteam curator, AtoM, Scope, Augias, CSV Dateien nach docuteam context verfügbar
  • Unterstützt alle Felder und Beziehungen von docuteam curator in Listen und Formularen.
  • Unterstützt alle Felder des ISAD(G)-Standards in den Formularen.
  • Unterstützt alle Felder, die von docuteam cosmos, unserer Lösung zur Langzeitarchivierung, unterstützt werden.