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Produktfeatures

Das ist eine nicht-umfassende Liste von Features von docuteam context bis Version 1.13. Für geplante Features, siehe unsere [Roadmap] (https://docs.docuteam.ch/en/roadmap/#docuteam-context).

Funktionalität für Archivar:innen​

Archivalien verzeichnen​

  • Archivalien nach RiC Record Resources ("Records") und Instantiationen ("representations") verzeichnen:
    • Umfang erfassen
    • Schutzfristen setzen
    • Die Publikationsregeln für Metadaten und digitale Objekte definieren
    • Signaturen ("reference codes") aufgrund der Position eines Eintrages in der Tektonik berechnen
    • Links-Ansicht: zeigt alle Verknüpfungen zwischen dem gewählten Eintrag und anderen Einträgen. Kann sortiert, gefiltert und exportiert werden.
  • Anzeige und mögliche Neuanordnung der Records durch Drag-and-Drop im hierarchischen Baum, der Tektonik

Anhänge und Anhang-Ansicht​

  • Anhänge wie Bilder, Videos und PDF-Dokumente können einem Record für Illustrationszwecke hinzugefügt werden.
    • Anhänge können hinzugefügt, heruntergeladen und gelöscht werden.
    • Eine Galerie zeigt eine Vorschau aller Anhänge eines Records.
    • Die Anhang-Ansicht zeigt eine eine vergrösserte Vorschau eines Anhangs, der damit auch abgespielt und gelesen werden kann.

Einzelne oder mehrere Records gleichzeitig bearbeiten​

  • Das Formular verwenden, um einzelne Records zu editieren.
  • Die Grid ("Grid View") verwenden, um mehrere Records zu editieren.
  • Records können dupliziert, sowie kopiert und wieder eingefügt (“copy & paste”) werden.
  • Records können gelöscht werden.

Normdaten und kontrollierte Vokabulare​

  • Hinzufügen, Editieren und Löschen von kontrollierten Vokabularen (Normdaten) aus RiC Akteuren, Orten und Konzepten..
  • Vokabulare mit Records und anderen Entitäten verlinken.

Standorte verwalten​

  • Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Standorten, die Archivmaterial enthalten.
  • Standorte mittels Instanzen ("instantiations") mit Records verlinken
  • Anzeige einer Liste von Records, die an einem ausgewählten Standort gelagert sind.

Akzessionen verwalten​

  • Neue Ablieferungen von Dokumenten ans Archiv mit Akzessionen verfolgen.
  • Akzessionen können in den Formularen flexibel definiert werden, um die Bedürfnisse des Archivs zu erfüllen.
  • Akzessionen können mit einem oder mehreren Records, anderen Akzessionen oder Agenten verknüpft werden.

Suche nach Records​

  • Textsuche in Record Resources.
    • Suche nach Wörtern oder Wortteilen in allen Textfeldern.
    • Suchanfragen in allen möglichen Kombinationen von Textfeldern.
    • Suchen als Bookmarks im Browser speichern und sie später erneut ausführen.
    • Suchresultate im Excelformat exportieren.
  • Suche nach Record Resources, die in einem bestimmten Zeitraum erstellt oder verändert wurden.
  • Anzeige aller Felder eines Records in den Suchresultaten.
    • Export aller ausgewählter Felder beim Export nach Excel.
    • Sortierung nach einer oder mehreren Sortierkriterien in der Suchresultat-Tabelle.

Benutzererfahrung und Benutzerfreundlichkeit​

  • Web-basierte UI mit moderner, frischer Benutzererfahrung und stetig getesteter, erweiterten und gepflegten Benutzerfreundlichkeit.
  • Die UI ist in Deutsch, Französisch, Schwedisch und Englisch verfügbar. Zusätzliche Sprachen können auf Anfrage ergänzt werden.

Funktionalität zur Beschreibung von Archiven​

Kohärentes, umfassendes Datenmodell unter Einhaltung von Standards​

  • Solides, kohärentes Datenmodell basierend auf dem RiC Standard.
  • Datenmodell kann mittels Formularen flexibel angepasst und erweitert werden, bleibt aber jederzeit standard-konform.
  • Definiertes Mapping des Datenmodells zu RDF, EAD und anderen Standards. Mittels der Export-Funktion können Daten jederzeit in andere Formate umgewandelt werden.
  • Einträge können in den Formularen mit anderen Entitäten verknüpft werden, mittels vordefinierten RiC-Beziehungen und Relatoren.
  • Das Datenmodell unterstützt alle Felder für Records und Normdaten, die in docuteam cosmos verwendet werden.

Formulare und Listen definieren​

  • Mit dem Erstellen und Verwalten von Formulardefinitionen ist es möglich, Metadaten von Records, Standorten, Akzessionen und Normdaten zu erfassen.

  • Listen können erstellt und verwaltet, sowie in den Formularen verwendet werden.

  • Formularfelder für Zahlen- und Textinhalte (auf einer Zeile), Textfelder (mehrzeilig), Felder mit Datumsformat und Felder mit Mehrfachauswahl.

  • Unterstützung für obligatorische und nicht bearbeitbare Felder.

  • Unterstützung für wiederholbare Felder.

  • Für Formularfelder können default-Werte gesetzt und ausgewählt werden.

  • Formularfelder können mit Abschnitten gruppiert werden.

  • In-App Dokumentation aller Felder, die in den Formularen verfügbar sind. Sie kann nach Entitäts-Typ und Mapping gefiltert werden.

  • Unterstützung für mehrsprachige Hilfe-Texte und Verweise auf Standards für Felder in Formularen.

Funktionalität, um Systeme und Workflows zu integrieren​

Systeme und Workflows integrieren​

  • Systeme und Workflows werden über eine klar definierte, dokumentierte API integriert.
  • Direkte Übernahme von Metadaten eines Ingest über docuteam feeder verfügbar.
  • Daten können in verschiedenen Formaten (siehe unten) exportiert werden, für eine Weiterverarbeitung oder für zusätzliche Backups.
  • Authentifizierungslösungen nach Industriestandard können mit dem vielfältigen Keycloak Authentifizierungsserver integriert werden.
  • Mit docuteam box verbinden: Eine Record Resource mit einem digitalen Objekt kann mit docuteam box verknüpft werden.

Export von Daten in verschiedenen Formaten​

  • Export eines einzelnen Records, eines Records und seiner direkten Kinder, oder eines Records und aller seiner Nachkommen sind in der UI oder über die API möglich.
  • Export in die Formate RDF (Turtle und N-Triple), EAD und CSV.
  • Export in "Context Native Format" (CNF), unserem nativen JSON- und CSV-Format.

Daten von CSV/JSON/CNF importieren​

  • Import eines einzelnen Records oder mehreren Records, inklusive aller Instanzen und Standorte, wie auch den damit verbundenen Normdaten.
  • Normdaten können hinzugefügt werden, wenn sie noch nicht vorhanden sind. Ansonsten führen fehlende Normdaten zum Abbruch eines Imports.
  • Import einer Datei im Format "Context Native Format" (CNF), unserem nativen JSON- oder CSV-Format.

Migration und Aufnahme von Archiven​

  • Migrationspfad für Metadaten aus docuteam curator, AtoM, Scope, Augias, CSV Dateien nach docuteam context verfügbar
  • Unterstützt alle Felder und Beziehungen von docuteam curator in Listen und Formularen.
  • Unterstützt alle Felder des ISAD(G)-Standards in den Formularen.
  • Unterstützt alle Felder, die von docuteam cosmos, unserer Lösung zur Langzeitarchivierung, unterstützt werden.