Records in Contexts (RiC)

Records in Contexts (RiC) ist ein Datenmodell und eine Ontologie, die von der Expert Group on Archival Description (EGAD) des Internationalen Archivrats (ICA) entwickelt worden ist. RiC wurde als ein neuer Standard zur Beschreibung von archivalischem Kontext entworfen, und hat das Ziel, die Darstellung, den Austausch und die Verbindungen von archivalischer Information zu verbessern.

RiC Entitäten

Records in Contexts identifiziert insgesamt 22 Entitäten, die die zentralen Objekte für Archivare darstellen, die Akten für die Langzeitarchivierung und den Zugang verwalten. Diese Entitäten sind notwendig, um einen Kontext zu schaffen, der für die physische Verwaltung, Erhaltung, Auffindbarkeit, Nutzung und das Verständnis der Unterlagen im Laufe ihrer Geschichte erforderlich ist.

Von diesen 22 Entitäten bilden vier das Herzstück eines Archivs, da sie die Akten und die Kontexte beschreiben, in denen die Akten entstehen und im Laufe der Zeit verwendet werden.

Einige dieser Entitäten werden bei Bedarf erstellt, insbesondere eine Record Resource, die hinzugefügt wird, sobald das entsprechende Archivdokument vom Archivaren oder der Archivarin erfasst wurde.

Eine Instanz (instantiation) stellt eine konkrete physische oder digitale Manifestation einer Record Resource dar – das tatsächliche Objekt, das den intellektuellen Inhalt in einer spezifischen Form, einem Format oder einem Medium trägt. Eine einzelne Record Resource kann mehrere Instanzen haben; zum Beispiel sind ein Originaldokument aus Papier und seine digitalisierte Kopie zwei unterschiedliche Instanzen derselben Akte. Instanzen erfassen Eigenschaften wie Standort, Format und Umfang, die an den spezifischen Informationsträger gebunden sind und nicht an den intellektuellen Inhalt selbst.

Kontrollierte Vokabulare

Andere Entitäten, insbesondere Orte, Akteure und Konzepte, werden typischerweise in kontrollierten Vokabularen vordefiniert und anschliessend mit anderen Entitäten verknüpft. Solche kontrollierten Vokabulare können lokal oder öffentlich verfügbar sein.

Da RiC in grossem Umfang standardisierte Webtechnologien nutzt, bilden sowohl öffentliche kontrollierte Vokabulare als auch öffentliche Archivdatensätze die Grundlage für den Aufbau semantisch reicher und bedeutungsvoller Netzwerke verknüpfter Archivdaten. Diese Netzwerke können anschliessend sowohl von Menschen als auch von Maschinen navigiert, exploriert und verarbeitet werden.