Espaces
La page Espaces permet aux utilisateurs disposant des privilèges appropriés de créer et de gérer des espaces de soumission. Chaque espace agit comme un environnement contrôlé dans lequel vous définissez les exigences de soumission, les règles d'autorisation et les hiérarchies structurelles.
La configuration des espaces est généralement effectuée par docuteam.
Si un Workflow de validation est activé pour un espace, vous pouvez également désigner un Réviseur spécifique. Une fois la soumission reçue, le réviseur peut Approuver, Rejeter ou Demander une révision (voir Révisions).
Niveaux
La configuration des Niveaux vous permet de reproduire votre structure documentaire requise (par ex. Dossier, Sous-dossier ou Fichier).
Pour simplifier le processus de création, vous pouvez définir des niveaux par défaut pour des types d'objets spécifiques :
- Par défaut pour la racine
- Par défaut pour le dossier
- Par défaut pour le fichier
En sélectionnant ces valeurs par défaut, le système attribuera automatiquement le niveau spécifié à ces objets lors de leur création.
Configuration des niveaux
En cliquant sur l'icône Modifier d'un niveau spécifique, vous pouvez personnaliser ses propriétés :
- Nom : définir le nom d'affichage du niveau.
- Champs : ajouter des champs de métadonnées personnalisés et définir leurs étiquettes dans plusieurs langues.
- Champ requis : utiliser la colonne Requis pour imposer la saisie obligatoire des données.
- Propriété Tableau : la colonne Tableau détermine si un champ autorise plusieurs entrées.
Contraintes
Vous pouvez définir des contraintes spécifiques pour chaque espace :
- Calendrier de disponibilité : définir la période valide durant laquelle les soumissions sont acceptées.
- Limites de taille : définir des restrictions de taille maximale par fichier pour gérer le stockage et la bande passante.
Étiquettes
Pour réduire le temps consacré à la configuration, vous pouvez définir des Étiquettes au niveau de l'espace. Si tous les niveaux d'un espace utilisent des étiquettes identiques, leur définition une seule fois au niveau de l'espace les appliquera automatiquement à tous les niveaux de cet espace. Cependant, si des étiquettes ont été définies au niveau des Niveaux, elles seront écrasées par les étiquettes définies au niveau de l'espace.
Points de terminaison
La section Points de terminaison définit la destination de toutes les soumissions finalisées. Une fois qu'une soumission a passé le processus de validation (le cas échéant), elle est automatiquement routée vers le(s) point(s) de terminaison sélectionné(s).
Pour des instructions détaillées sur la création et la gestion des destinations, voir Points de terminaison.
Membres
Les utilisateurs identifiés dans Keycloak avec le rôle [org_id]-user peuvent se voir attribuer des rôles fonctionnels spécifiques au sein d'un espace :
- Administrateur : droits de gestion complets sur l'espace.
- Réviseur : autorité pour gérer le workflow de validation.
- Soumissionnaire : permission de téléverser et de créer des soumissions.
Pour un détail complet des permissions, veuillez consulter la documentation sur l'authentification.
Liens d'accès
Pour les contributeurs externes, vous pouvez générer des Liens d'accès. Ces URL permettent à des utilisateurs externes autorisés d'accéder à un espace spécifique et d'effectuer des soumissions sans nécessiter d'intégration directe dans votre fournisseur d'identité principal.
