Bereiche

Die Bereiche-Seite ermöglicht es Nutzenden mit entsprechenden Berechtigungen, Bereiche für Einreichungen zu erstellen und zu verwalten. Jeder Bereich fungiert als kontrollierte Umgebung, in der Einreichungsanforderungen, Autorisierungsregeln und strukturelle Hierarchien definiert werden können.

Die Konfiguration von Bereichen wird in der Regel von docuteam vorgenommen.

Wenn für einen Bereich ein Validierungs-Workflow aktiviert ist, können Sie auch spezifische Prüfer:innen festlegen. Sobald eine Einreichung eingegangen ist, kann der Prüfer oder die Prüferin die Einreichung entweder genehmigen, ablehnen oder eine Überarbeitung anfordern (siehe Prüfungen).

Verzeichnungsstufen

Die Konfiguration der Verzeichnungsstufen ermöglicht es, die die erforderliche Struktur der Einreichung zu konfigurieren (z. B. Dossier, Ordner oder Datei).

Um den Erstellungsprozess zu optimieren, können Sie Standard-Stufen für bestimmte Objekttypen festlegen:

• Standard für Root
• Standard für Ordner
• Standard für Datei

Durch die Auswahl dieser Standardwerte weist das System diesen Objekten bei der Erstellung automatisch die festgelegte Stufe zu.

Verzeichnungsstufen-Konfiguration

Durch Klicken auf das Bearbeiten-Symbol einer spezifischen Verzeichnungsstufe können deren Eigenschaften angepasst werden:

• Name: Definieren Sie den Anzeigenamen für die Stufe.
• Felder: Fügen Sie benutzerdefinierte Metadatenfelder hinzu und definieren Sie deren Bezeichnungen in mehreren Sprachen.
• Pflichtfeld: Nutzen Sie die Spalte Erforderlich, um eine obligatorische Dateneingabe zu erzwingen.
• Wiederholbares Feld: Die Spalte Array bestimmt, ob ein Feld mehrere Einträge zulässt.

Einschränkungen

Sie können für jeden Bereich spezifische Einschränkungen definieren:

• Verfügbarkeitsplan: Definieren Sie den Zeitraum, in dem Einreichungen akzeptiert werden.
• Speicherbeschränkungen: Legen Sie maximale Dateigrössen fest, um Speicherplatz und Bandbreite zu verwalten.

Beschriftungen

Um den Konfigurationsaufwand zu reduzieren, können Beschriftungen von Metadatenfeldern auf Bereich-Ebene definiert werden. Wenn alle Stufen innerhalb eines Bereichs identische Beschriftungen verwenden, können diese auf Bereich-Ebene definiert werden, was dann auf jede Stufe in diesem Bereich angewendet wird.

Endpunkte

Der Abschnitt Endpoints definiert das Ziel für alle finalisierten Einreichungen. Sobald eine Einreichung den Validierungsprozess durchlaufen hat (falls verwendet), wird sie automatisch an den/die ausgewählten Endpunkt(e) weitergeleitet.

Detaillierte Anweisungen zur Erstellung und Verwaltung von Zielen befinden sich unter Endpunkte.

Mitglieder

Nutzer:innen, denen in Keycloak die Rolle [org_id]-user besitzen, können spezifische Funktionsrollen innerhalb eines Bereich zugewiesen bekommen:

• Admin: Vollständige Verwaltungsrechte für den Bereich.
• Reviewer: Berechtigung zur Prüfung von Einreichungen.
• Submitter: Berechtigung zum Hochladen und Erstellen von Einreichungen.

Eine vollständige Übersicht der Berechtigungen findet sich in der Dokumentation zur Authentifizierung.

Zugriffslinks

Für externe Mitwirkende können Zugriffslinks generiert werden. Diese URLs ermöglichen es externen Benutzern, auf einen spezifischen Bereich zuzugreifen und Einreichungen vorzunehmen, ohne dass eine direkte Integration in Ihren primären Identity Provider erforderlich ist.