docuteam desk

docuteam desk ist eine Anwendung zur Verwaltung von Einreichungen. Autorisierte Nutzer und Nutzerinnen können Bereiche (Spaces) erstellen, in denen Mitwirkende Inhalte über eine einfache Benutzeroberfläche bereitstellen können. Nutzende, die Einreichungen machen, können beschreibende Metadaten hinzufügen, bevor die Einreichung an vorkonfigurierte Endpunkte, wie zum Beispiel einen feeder Workflow, übertragen werden. Ein optionaler Validierungsworkflow ermöglicht eine formale Prüfung jeder Einreichung, bevor diese finalisiert und an die vorkonfigurierten Endpunkte weitergeleitet wird.

Übersicht

Bereiche sind die zentrale Konfigurationseinheit von docuteam desk. Jeder Bereich definiert, wer einreichen darf, welche Metadaten erforderlich sind, etwaige Beschränkungen der Dateigrösse oder des Einreichungszeitraums sowie den/die Endpunkt(e), an die die finalisierte Einreichung gesendet werden soll. Spaces können zudem über einen teilbaren Zugriffslink für externe Benutzer zugänglich gemacht werden.

Einreichungen sind Pakete aus Dateien und Ordnern, die von Nutzenden mit entsprechenden Rechten innerhalb eines Spaces erstellt werden. Die Nutzenden laden Inhalte hoch, ordnen die Ordnerstruktur per Drag-and-Drop an und füllen die erforderlichen Metadaten für jedes Element aus.

Prüfungen sind Bestandteil des optionalen Validierungsworkflows. Wenn dieser für einen Bereich aktiviert ist, erhält jede Einreichung nach dem Absenden den Status In Validierung. Der zugewiesene Prüfer oder die verantwortliche Prüferin kann die Einreichung dann genehmigen, ablehnen oder eine Überarbeitung anfordern.

Endpunkte definieren das Ziel für finalisierte Einreichungen. docuteam desk unterstützt zwei Endpunkt-Typen: feeder Ablieferung, bei dem die Einreichung über die Deposition API an einen feeder-Server weitergeleitet wird, und Auf Festplatte speichern, bei dem die Einreichung lokal in einem festgelegten Ordner gespeichert wird. Das Ausgabeformat des Pakets kann pro Endpunkt konfiguriert werden.

Authentication docuteam desk nutzt eine Keycloak-Instanz, die über OpenID Connect oder SAML 2.0 (z. B. AzureAD) mit einem externen Identity Provider verknüpft werden kann, sowie Berechtigungen auf Anwendungsebene.