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Editieren eines Elements

Bearbeiten eines Elements mit Formularen

Die Formularsicht ist die zentrale Darstellungsart einer Entität in docuteam context. Mit ihr werden alle Entitäten erstellt und verändert.

Die Daten, die ich für eine bestimmte Entität erfassen und darstellen kann, werden über Formulare festgelegt. Diese werden von Administratoren definiert und freigeschaltet.

Beispielformular eines Records

Das aktuell verwendete Formular kann unten rechts ausgewählt und gewechselt werden.

Ein Formularwechsel ändert das Datenmodell

Es ist wichtig zu verstehen, dass ein Formular festlegt, welche Daten wie gespeichert werden, also nicht wie eine Maske einen Ausschnitt aller Daten einer Entität anzeigt.

Daher können bei einem Formularwechsel Daten verloren gehen. Dies ist dann der Fall, wenn das neue Formular weniger oder andere Daten anzeigt als das aktuelle.

docuteam context erkennt solche Fälle und zeigt eine Warnung an, die alle betroffenen Felder auflistet. Erst nach einer erneuten Bestätigung wird der Wechsel verzogen und werden die Daten gelöscht.

„refCodeIsVisible“ wird beim Formularwechsel gelöscht

Es erscheint keine solche Meldung, wenn bei einem Formularwechsel keine Daten verloren gehen. Dementsprechend fordert docuteam context dann auch keine Bestätigung ein.

Was passiert mit den Daten, wenn Formulare sich ändern?

Da Formulare bestimmen, welche Daten zu einer Entität gespeichert werden, stellt sich die Frage, was mit bereits gespeicherten Daten passiert, wenn ich im Nachhinein deren Formulare ändere.

Es gilt dabei die Regel, dass alte Daten einer Entität so lange erhalten bleiben, bis sie geöffnet und gespeichert werden.

  • Wird also ein Feld in einem Formular für Records entfernt, so bleiben die Werte dieses Felds für Records erhalten, die früher mit diesem Formular bearbeitet wurden. Öffne ich einen solchen Record mit dem neuen Formular, so sehe ich die Werte für das entfernte Feld nicht. Sie existieren aber noch so lange, bis ich in der Formularansicht auf „Speichern“ klicke.

  • Wird ein Feld einem Formular für Akteure hinzugefügt, so enthalten erst Mal alle bisher erfassten Akteure keinen Wert für dieses Feld. Das Feld erscheint erst in einem bestimmten Akteur, wenn ich diesen Akteur mit dem neuen Formular öffne und wieder speichere.

  • Ändert der Typ eines Felds in einem Formular für Orte, so versucht docuteam context, den Wert des alten Felds als Wert den Feld mit dem neuen Typ zu übersetzen. Dies kann bei ähnlichen Feldtypen gut funktionieren, etwa wenn ein Datumsfeld in ein Textfeld umgewandelt wird.

Es empfiehlt sich in solchen Fällen jedoch, eine gezielte Migration der Daten bei docuteam in Auftrag zu geben, um eine garantierte Abbildung vom alten ins neue Formular zu erhalten.

Grössere Änderungen als Bestandeserhaltung einplanen

Die in docuteam context angelegten Formulare sollten möglichst beständig bleiben. Das Verändern von Formularen bei bereits existierenden Daten erfordert Sachkenntnis und darf nicht leichtsinnig erfolgen. Mit Ausnahme von kleinen Änderungen dürfte der beste Weg oft sein, ein neues Formular zu erfassen und bestehende Daten dann gezielt vom alten auf das neue Formular migrieren zu lassen.

Die Stärke von flexiblen Formularen liegt in ihrer Anpassungsfähigkeit an die unterschiedlichen Bedürfnisse von Archiven. Dies gilt insbesondere zu Beginn, wenn ein Archiv neu in docuteam context erfasst wird oder aus einem anderen AIS migriert werden soll.

Eine nachträgliche Änderung an der Struktur der Daten, die mittels Formularen vorgenommen wird, sollte gut geplant werden und erfolgt prinzipiell über Massenmutationen.