Modifier un élément

Modifier un élément avec des formulaires

La vue formulaire est le mode de représentation central d'une entité dans docuteam context. C'est avec elle que toutes les entités sont créées et modifiées.

Les données pouvant être saisies et affichées pour une entité spécifique sont définies par des formulaires. Ceux-ci sont configurés et activés par les administrateur·rice·s.

Un changement de formulaire modifie le modèle de données

Il est important de comprendre qu'un formulaire détermine quelles données sont sauvegardées et de quelle manière, c'est-à-dire qu'il n'affiche pas, à la différence d'un masque, un extrait de toutes les données d'une entité.

Par conséquent, un changement de formulaire peut entraîner une perte de données. C'est le cas lorsque le nouveau formulaire affiche moins de données que le formulaire actuel.

docuteam context détecte ces situations et affiche un avertissement listant tous les champs concernés. Le changement n'est effectué et les données ne sont supprimées qu'après une confirmation explicite.

Aucun message de ce type n'apparaît si aucune donnée n'est perdue lors d'un changement de formulaire. docuteam context ne demande alors pas non plus de confirmation.

Que se passe-t-il avec les données lorsque les formulaires changent ?

Étant donné que les formulaires déterminent quelles données sont sauvegardées pour une entité, la question se pose de savoir ce qui arrive aux données déjà sauvegardées si leurs formulaires sont modifiés ultérieurement.

Le principe est que les anciennes données d'une entité sont conservées aussi longtemps qu'elles ne sont pas consultées puis sauvegardées.

• Si un champ est supprimé d'un formulaire, par exemple pour les documents, les valeurs de ce champ sont conservées pour les documents qui avaient été traités avec ce formulaire. Si l'on ouvre un tel document avec le nouveau formulaire, les valeurs du champ supprimé ne sont pas visibles. Elles existent toutefois jusqu'à ce que l'on clique sur « Enregistrer les modifications ».

• Si un champ est ajouté à un formulaire, par exemple pour les agents, tous les agents saisis jusqu'alors ne contiennent d'abord aucune valeur pour ce champ. Le champ n'apparaît dans un agent donné que lorsque cet agent est ouvert avec le nouveau formulaire et sauvegardé à nouveau.

• Si le type d'un champ change dans un formulaire, par exemple pour les lieux, docuteam context tente de convertir la valeur de l'ancien champ en valeur pour le champ avec le nouveau type. Cela peut bien fonctionner pour des types de champs similaires, par exemple lorsqu'un champ date est converti en champ texte.

Il est toutefois recommandé de confier à docuteam toute migration visant à garantir une correspondance optimale entre l'ancien et le nouveau formulaire.

Planifier les modifications importantes comme une mesure de conservation

Les formulaires créés dans docuteam context devraient rester aussi stables que possible. Modifier des formulaires avec des données existantes requiert une expertise et ne doit pas être fait à la légère. À l'exception des petites modifications, la meilleure approche consiste souvent à créer un nouveau formulaire et à faire migrer les données existantes de l'ancien vers le nouveau formulaire de manière ciblée.

La force des formulaires flexibles réside dans leur adaptabilité aux différents besoins des archives. Cela vaut tout particulièrement au début, lorsqu'une archive est nouvellement saisie dans docuteam context ou doit y être migrée depuis un autre système d'information archivistique.

Toute modification ultérieure de la structure des données effectuée via les formulaires doit être bien planifiée et s'effectue en principe par le biais de transformations en masse.