Sites, données d'autorité et versements
Travailler avec les sites, les données d'autorité et les versements
En sélectionnant dans le menu à gauche Sites, Versements ou l'une des entrées sous Données d'autorité, une liste d'entrées s'affiche.
Dans cette liste, il est possible de sélectionner une entrée individuelle dont les détails s'affichent alors dans la colonne de droite, à l'instar des documents.
Les sites peuvent être liés entre eux. Il en va de même pour les versements, les lieux, les agents et les concepts. Dans la colonne centrale, ces entités apparaissent toutefois sous forme de liste horizontale. À la différence de la hiérarchie de document, dont la liaison hiérarchique pour les unités de description est représentée sous forme arborescente dans la partie centrale.
Il est possible d'ajouter en bas de la liste un nouveau site, agent, lieu, concept ou versement.
Le champ de recherche situé en haut de la page permet de filtrer rapidement une liste par texte. Seules les entrées dont le titre contient le terme saisi sont alors affichées, ce dernier étant mis en évidence en gras.
Une recherche ne se déclenche qu'à partir de trois caractères saisis.
Exemples de sites
Au sein de docuteam context, les « Sites » permettent de répertorier tout type de lieu ou contenant lié à la conservation des documents : bâtiments, salles d'archives, compactus, étagères, boîtes, dossiers ou classeurs. Ces éléments peuvent être organisés de manière hiérarchique — une salle rattachée à un bâtiment, des étagères à une salle, des boîtes à une étagère — afin de refléter fidèlement la structure physique de conservation.
Exemples de données d'autorité
Dans l'exemple suivant, la liste des agents contient une entrée pour Léa Bertrand, la première archiviste responsable.
La liste comprend également le président de la République, Jonathan Leclerc, une personnalité historique souvent référencée dans les documents. Il en va de même pour la famille Leclerc et le Parlement de la Mémoire, répertoriés en tant qu'institution.
Exemples de versements
Dans l'exemple suivant, la liste des versements affiche l'entrée pour le versement intitulé Versement de la correspondance et des journaux de la famille LeClerc.
Les versements peuvent être liées à d'autres données d'autorité, documents et versements. Dans l'exemple présenté, les personnes responsables sont notamment liées.