Documents et hiérarchie de documents (records)
Travailler avec les documents et la hiérarchie de documents (records)
En sélectionnant Documents dans le menu à gauche, la hiérarchie des documents (records) s'affiche. L'entrée du niveau le plus élevé, qui représente généralement l'archive elle-même, est dépliée.
Il est possible de naviguer dans cet arbre — de l'archive aux séries, aux fonds, jusqu'aux dossiers individuels. En sélectionnant une unité de description, ses détails s'affichent dans la colonne de droite.
Il est possible de créer une nouvelle unité de description au même niveau qu'un élément sélectionné ou un niveau en dessous.
Un élément sélectionné peut être déplacé par glisser-déposer vers un autre endroit dans l'arbre.
Travailler sur la hiérarchie de document via le menu contextuel
Les opérations sur la hiérarchie de document peuvent également être déclenchées via le menu contextuel. Pour cela, sélectionnez un document dans la hiérarchie et cliquez sur le bouton droit de la souris, ou appuyez sur Contrôle (Ctrl) et le bouton gauche de la souris.
Les actions disponibles sont :
- Créer un nouveau document : crée un nouveau document au même niveau ou un niveau en dessous du document sélectionné.
- Dupliquer un document : génère rapidement une copie exacte du document sélectionné et la sauvegarde immédiatement.
- Copier puis coller un document (copy & paste) : génère une copie exacte qui peut être insérée une ou plusieurs fois au même endroit ou ailleurs dans la hiérarchie. Contrairement au doublon, une copie ainsi créée n'est pas sauvegardée immédiatement, mais peut d'abord être modifiée.
- Supprimer un document : supprime une unité de description sans descendants (enfants). Pour supprimer un document avec des descendants, ceux-ci doivent d'abord être supprimés individuellement.
Si une action est grisée, elle n'est pas disponible pour le document sélectionné. Par exemple, un document contenant d'autres documents ne peut pas être supprimé.
Une certaine prudence est de mise lors de la duplication de documents, car tous les champs sont copiés, à l'exception du numéro interne (stocké dans le champ refCodeAdmin), y compris les valeurs qui devraient être uniques (comme la cote) ou adaptées (comme le nom de l'archiviste).
Filtrer la hiérarchie de document par texte
Le champ de recherche en haut permet de filtrer rapidement la hiérarchie de document par texte. Seules les unités dont le titre contient le texte saisi sont alors affichées, ce texte étant mis en gras dans le titre.
La hiérarchie est également dépliée de façon à ce que les unités correspondantes soient visibles. Leurs prédécesseurs, leurs descendants directs (« enfants ») ainsi que toutes les unités du même niveau (« frères et sœurs ») sont également affichés.
Une recherche ne se déclenche qu'à partir de trois caractères saisis.
Pourquoi conserver une hiérarchie de document ?
Dans Records in Context — le fondement de la structure de données de docuteam context — une archive ne devrait en réalité pas définir une unique hiérarchie d'enregistrements. Le standard définit plutôt un graphe, c'est-à-dire un réseau d'unités interconnectées.
Ces graphes sont cependant difficiles à naviguer et ont tendance à devenir rapidement confus. Les graphes offrent certes des aperçus surprenants lorsqu'on les explore, mais pour les tâches typiques de saisie et de gestion d'une archive, ils sont encombrants et généralement plus adaptés aux applications informatiques.
Nous avons donc décidé de conserver la hiérarchie de document comme élément établi et accès principal dans l'interface utilisateur (UI) de docuteam context. Une vue sur le graphe sous-jacent sera proposée à l'avenir dans des vues spécialement développées à cet effet.