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Records und die Tektonik

Arbeiten mit Records und der Tektonik​

Wähle ich „Records“ im Menü rechts aus, erscheint die Tektonik des Archivs. Der oberste Eintrag, der meist das Archiv selber repräsentiert, ist aufgeklappt.

Ich kann in diesem Baum navigieren - vom Archiv, zu Serien, zu Beständen bis hinunter zu einzelnen Dossiers. Wähle ich eine bestimmte Verzeichnungseinheit aus, so erscheinen deren Details in der Spalte rechts.

Tektonik in der Mitte, Details eines Records rechts

Ich kann eine neue Verzeichnungseinheit auf der gleichen Ebene wie ein ausgewähltes Element oder eine Ebene tiefer erstellen.

Buttons für neue Einträge

Ich kann ein einzelnes ausgewähltes Elements per Drag’n’Drop an einen anderen Ort im Baum bewegen.

Drag and Drop mit Einfügemarkierung

Arbeiten an der Tektonik mit dem Kontext-Menü​

Arbeiten an der Tektonik können auch über das Kontext-Menü ausgelöst werden. Dazu wähle ich einen Record in der Tektonik an und betätige dann die rechte Maustaste oder drücke Steuerung (Ctrl) und die linke Maustaste.

Die dann verfügbaren Aktionen sind:

  • Einen neuen Record erstellen: erstellt einen neuen Record auf der gleichen Ebene wie oder eine Ebene tiefer als das der ausgewählte Record.
  • Einen Record duplizieren: erzeugt schnell eine exakte Kopie des ausgewählten Records und speichert diese sogleich.
  • Einen Record kopieren, dann einfügen (copy & paste): erzeugt eine exakte Kopie, die ein- oder mehrmals wieder eingefügt werden kann. Im Gegensatz zum Duplikat wird eine so erzeugte Kopie nicht sofort gespeichert, sondern kann erst noch angepasst werden.
  • Einen Record löschen: löscht eine Verzeichnungseinheit ohne Nachfahren (Kinder). Um einen Record mit Nachfahren zu löschen, müssen die Nachfahren erst einzeln gelöscht werden.

Ist eine Aktion ausgegraut, so ist sie für den angewählten Record nicht verfügbar. So kann beispielsweise ein Record nicht gelöscht werden, der noch andere Records enthält.

Etwas Vorsicht ist beim Duplizieren von Records geboten, da hier alle Felder mit Ausnahme der internen Nummer (gespeichert im Feld refCodeAdmin) kopiert werden, also auch Werte, die eigentlich eindeutig sein müssten, wie die Signatur, werden 1:1 kopiert.

Filtern der Tektonik mittels eines Texts​

Ich kann mit dem Suchfeld oben die Tektonik schnell nach einem Text filtern. Dargestellt werden dann nur Einheiten, deren Titel den eingegebenen Text enthalten. Dieser wird im Titel fett markiert.

Die Tektonik wird ferner so aufgeklappt, dass die Einheit selber sichtbar wird. Dabei werden auch ihre Vorgänger und direkten Nachfolger („Kinder“), sowie alle Einheiten auf derselben Ebenen angezeigt („Geschwister“).

Eine solche Suche findet erst ab drei eingegebenen Zeichen statt.

Wieso überhaupt noch eine Tektonik?​

Eigentlich ist in Records in Context, das als Grundlage für die Datenhaltung in docuteam context dient, eine Baumdarstellung eines Archivs nicht zwingend notwendig. Der Standard definiert vielmehr einen Graphen, also ein Netz von Einheiten, die miteinander verknüpft sind.

Graph eines Beispielarchivs

Solche Graphen sind jedoch nicht leicht navigierbar und tendieren dazu, schnell unübersichtlich zu werden. Graphen bieten durchaus überraschende Einsichten, wenn sie erkundet werden. Für typische Arbeiten bei der Erfassung und der Verwaltung eines Archiv sind sie jedoch umständlich und generell eher für maschinelle Anwendungen geeignet.

Wir haben uns daher entschieden, in der Benutzerschnittstelle (UI) von docuteam context die Tektonik als etabliertes Element als primären Zugang beizubehalten. Eine Sicht auf den zugrundeliegenden Graphen werden wir in Zukunft in speziell dafür entwickelten Sichten anbieten.