Suche und Reports
Zugang zur Suche und Erzeugen von Reports
Das Menü links bietet nebst dem direkten Zugang zu den Informationen über das Archiv auch eine Suchfunktion an.
Mit der Suche können Verzeichnungseinheiten primär nach einem beliebigen Text durchsucht werden.
Die Suche erlaubt aber auch komplexere Abfragen über sogenannte Queries in der Lucene Query-Sprache, die verschiedene Felder kombinieren. Zur Abfrage bestimmter Felder müssen deren system-internen Namen verwendet werden, also bspw. scopeContent für “Form und Inhalt”. Diese Namen sind beispielsweise in den JSON-Export Formularen ersichtlich, aufrufbar über die Export-Schaltfläche.
Eine Resultatliste kann danach mit Filtern weiter gestrafft und schliesslich auch als Report für Excel exportiert und damit weiter verarbeitet werden.
Eine erste Filtermöglichkeit sind die beiden Felder links unter der Suchleiste („Letztes Mal verändert“). Damit lassen sich die Suchresultate auf Resultate beschränken, deren letzte Bearbeitung in einem bestimmten Zeitraum stattgefunden hat.
Weiter stehen die Schaltflächen Spalten, Sortieren und Filter zur Verfügung. Mit Spalten lassen sich die Felder auswählen, die in den Suchresultaten angezeigt werden sollen. Diese werden ebenfalls in den Excel-Report übernommen.
Mit Sortieren lassen sich Spalten auswählen, nach denen als erstes, zweites, … Kriterium sortiert werden soll. Die Sortierrichtung wird durch einen zweiten Klick auf die Spalte umgekehrt.
Eine Sortierung kann im Übrigen auch direkt durch Klick auf einen Spaltentitel ausgelöst werden.
Mit Filtern lassen sich die Resultate nach bis zu zwei Angaben zu den Inhalten einzelner Spalten filtern. Hier können auch mehrere Angaben mit logischen Operatoren verknüpft werden.
Die Suche ist so zentral wie das flexible Datenmodell
Für docuteam context ist die Suche eine Funktion, die die hohe Flexibilität der App und ihren problemlosen Einsatz in bestehenden Workflows massgebend prägt.
Wir sehen die Suche als ähnlich wichtig wie das flexible, aber stets standard-konforme Datenmodell, das wir über die definierbaren Formulare veränderbar halten.
Wir legen daher grossen Wert darauf, sie laufend auszubauen mit dem Ziel, dass Berichte und Übersichten einfach erstellt und in unterschiedlichen Formaten exportiert und in externen Systemen weiter verarbeitet werden können. Die Suche wird in Zukunft auch Ausgangspunkt für PDF Berichte und Massenmutationen sein.
Aktuell existiert noch keine Suche für Standorte, Akteure, Orte und Konzepte. Der in den Listen angebotene Filter erlaubt es jedoch bereits jetzt, nach Zeichenketten in den Titeln dieser Entitäten zu suchen.